Digitalisierung : „Wir sehen einen Bedarf an sauberen Lösungen“

„Eine GPS-Ortung der Mitarbeiter ist prinzipiell ohne Betriebsvereinbarung durchführbar“. Mit diesem Satz eröffnete Unternehmer Robert Tarbuk direkt das Gespräch mit firmenwagen, denn der 45-jährige studierte Ökonom und Jurist kennt sich auf dem Gebiet des Rechts bestens aus und ist auch mit der GPS-Technologie vertraut. Sein Unternehmen, Infostars, hat sich auf digitale Lösungen für den Fuhrpark spezialisiert.

Die Bandbreite reicht von der GPS-Ortung von Fahrzeugen über den Diebstahlschutz bis hin zum digitalen Fahrtenbuch ("digiZIEL"). Ohne das nötige rechtliche Know-how wäre das Betreiben eines solchen Geschäftes gar nicht möglich. Immerhin stellt das Wissen um Normen und Gesetze einen Teil des Fuhrpark-Managements dar. Doch die Welt des Rechts ist bekanntlich keine einfache: Pauschallösungen sind selten, gedacht werden muss vielmehr in Einzelfällen.

Zum Beispiel sieht die Sache mit der GPS-Ortung dann ganz anders aus, wenn das System Echtzeitdaten über den Aufenthaltsort des Mitarbeiters ausspucken würde. Doch das ist für Robert Tarbuk und sein Unternehmen nicht von Relevanz: „Unser digitales Fahrtenbuch interessiert sich nur für den Anfangs- und Endpunkt einer Fahrt.“ Die Angst der Mitarbeiter vor einer Dauerbeobachtung auf Schritt und Tritt kann damit abgeschwächt werden.

Nicht ohne Grund warnt Tarbuk auf seiner Firmenwebsite vor unseriöser Konkurrenz und fragwürdigen Fuhrparklösungen auf dem Markt: „Bei uns nehmen wir nur auf, von wo das Fahrzeug gestartet ist und wo es wieder abgestellt wurde. Was wir nicht machen ist eine Personenortung - zum Beispiel über Handy“, betont Tarbuk. Das wäre zwar präziser, hat aber einfach keine Notwendigkeit. Betriebsratspflichtig sei das "Tracking" ohne eine durchgängige Live-Ortung daher auch nicht. „Systeme mit dem Handy haben immer den bitteren Beigeschmack, dass die Person direkt geortet wird und nicht nur das Firmenfahrzeug, um das es ja immerhin geht“, ergänzt der Unternehmer, der einen Betrieb mit acht Personen leitet.

Überhaupt geht es nicht um die Etablierung eines „gläsernen Menschen“ - quasi durch die Hintertür. Zumindest dann nicht, wenn es um Lösungen für den Fuhrpark geht. „Das Finanzamt will Daten haben und der Geschäftsführer muss sie vorlegen“, so Tarbuk. „Oft kommen Kunden erst dann zu uns, wenn das Finanzamt schon anklopft - dann nämlich, wenn sie realisieren, dass ein Fahrtenbuch Pflicht und papierene Lösungen unzuverlässig und unsicher sind.“

Schutzwürdig ist in jedem Fall das, was der Mitarbeiter privat macht und nicht während seiner Arbeitszeit. Und hier setzt das digitale Fahrtenbuch von Infostars an: Es muss in einem ersten Schritt zwischen privater und geschäftlicher Fahrt unterschieden werden. Das gelingt per Klick auf das entsprechende Icon im Digi-Fahrtenbuch. In weiterer Folge weiß das System, wie es vorzugehen hat, und was es aufzeichnen soll. Privatfahrten werden zu einem Block zusammengefasst und liefern weniger detaillierte Daten, als die geschäftlichen Fahrten. Dem Arbeits- und Datenschutzrecht sei Dank.

Gesagt sei aber, dass es durchaus Organisationen gibt, die das digitale Fahrtenbuch mit Live-Ortung ausdrücklich wünschen, berichtet Tarbuk. Ein Beispiel wären zum Beispiel Firmen, die Geldtransporte durchführen. Gerade bei großen Fuhrparks ist es zudem wichtig zu wissen, wer wann mit welchem Fahrzeug fährt. Die Fahrererkennung erfolgt automatisch mit Schlüssel, Chip oder NFC (Near Field Communication).

Tarbuk pocht zudem auf den Sicherheitsaspekt seines digitalen Fahrtenbuches: Wir wissen aus unserer jahrelangen Erfahrung, dass das Führen von Fahrtenbüchern, vor allem jenen aus Papier, schon zu Unfällen geführt hat.” Durch die intuitive Handhabung seiner digitalen Lösung, sollen solche Probleme der Vergangenheit angehören. Freilich empfiehlt es sich dennoch auch bei Eingaben ins digitale Fahrtenbuch kurz anzuhalten.

„Wir sehen einen Bedarf an sauberen Lösungen, dabei decken wir alle drei Rechtsgebiete - Arbeitsrecht, Datenschutzrecht und Steuerrecht - ab“, so Tarbuk. Dem "Datamining" kommt ein besonderer Aspekt zu. Die gesammelten Daten sollen dabei helfen, die Verwaltung von Service- und Wartungsintervallen zu vereinfachen. Als neues Feature im digitalen Fahrtenbuch "digiZIEL" ist geplant, dass Grenzübertritte automatisch erkannt werden.

„Für die Abrechnung der Diäten ist es einfacher zu wissen, wann ein Mitarbeiter mit dem Firmenwagen exakt die Landesgrenze überschritten hat“, so Tarbuk. „Es gibt aber auch Unternehmen, die dokumentieren wollen, wie viele Kilometer ein Mitarbeiter im Ausland unterwegs ist.“ Gemessen wird dann automatisch ab dem Grenzübertritt.

"Eine Besonderheit unseres digitalen Fahrtenbuches ist die Möglichkeit einer dynamischen Auswertung. Früher war die Darstellung großer Datenmengen immer problematisch“, sagt Tarbuk. Heutzutage ist eine übersichtliche Darstellung der Zeitraumerfassung und der aggregierten Daten möglich. Der Vorteil ist eine wesentlich schnellere Auswertung. Um ein gänzlich neues Produkt handelt es sich beim digitalen Fahrtenbuch von Infostars übrigens nicht: Es ist bereits acht Jahre am Markt und wird laufend mit neuen Funktionen ergänzt.

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