Leasing : Was externes Fuhrparkmanagement für Ihr Unternehmen leisten kann

Bereits sieben von zehn gewerblich genutzte Fahrzeuge werden heute durch Leasing finanziert. Die Vorzüge sind bekannt: Hohe Investitionskosten in der Anschaffung entfallen, das sichert den Unternehmen Liquidität. Die Leasingraten sind Betriebsausgaben und mindern folglich den zu versteuernden Gewinn. Gleichzeitig verbleiben die Fahrzeuge im Eigentum des Leasinggebers und scheinen nicht in der Bilanz des Nutzers auf.

Rund um das Thema Leasing hat sich auch das externe Fuhrparkmanagement als Dienstleistung zunehmend etabliert. Das Neugeschäftsvolumen betrug zuletzt 989 Mio. Euro im Jahr 2019, die Anzahl der Verträge stieg auf über 126.000 an. Das ist ein Plus von 5,9 Prozent gegenüber dem vorangegangenen Jahr. Aufgrund der Corona-Krise sank das Neugeschäftsvolumen vor allem im ersten Halbjahr 2020, das auch bei den Kfz-Neuzulassungszahlen äußerst schwach ausfiel. Es ist aber zu erwarten, dass sich mit der Erholung des Pkw-Markts auch der überproportionale Wachstumstrend im Fuhrparkmanagement fortsetzt.

Ab einer gewissen Größe ist eine strategische Planung rund um den Fuhrpark unerlässlich. Einerseits gilt es, jedes Fahrzeug über seinen gesamten Nutzungszyklus im Unternehmen, von der Fahrzeugbeschaffung bis hin zum Wartungsplan und der Wiedervermarktung zu kalkulieren und zu unterhalten. Darüber hinaus müssen unplanbare Ereignisse wie Schadensfälle und die Bereitstellung von Ersatzmobilität bei Fahrzeugausfällen gemanaged werden. Große Leasingunternehmen haben sich zusätzlich zur reinen Finanzierung der Fahrzeuge auf Fuhrparkmanagement-Dienstleistungen (FPM) spezialisiert. Mit ihrem Know-how, den guten Einkaufskonditionen als Großkunden der Automobilhersteller und ihren Erfahrungswerten vom Management tausender Fahrzeuge können sie Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Firmenfahrzeuge entlasten und die Total-Cost-of-Ownership (TCO) optimieren. Außerdem können Ersatzfahrzeuge günstig bereitgehalten werden, da große Leasingfirmen das Ausfallsrisiko über einen großen Fahrzeugbestand firmenübergreifend streuen können. Im Gegenzug für diese Leistungen zahlt der Nutzer ein sogenanntes „Fuhrparkmanagement-Fee“ für jedes Fahrzeug.

Am Anfang der Geschäftsbeziehung mit einem Fuhrparkmanagement-Dienstleister steht zunächst einmal eine umfangreiche Erhebung des Ist-Zustands des Fuhrparks und die Definition von Eckpunkten und Zielsetzungen. Welche Mobilitätsbedürfnisse gilt es zu befriedigen, welche Kilometerleistungen fallen an und gibt es vom Kunden bevorzugte Kfz-Marken oder sonstige zu erfüllende Standards in den Fahrzeuganforderungen? Anhand dieser Daten identifiziert der externe Fuhrparkmanager geeignete Fahrzeuge und ermittelt in einer Kostenrechnung jene mit den günstigsten TCO-Werten. Darin sind selbstverständlich nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die laufenden Wartungsaufwendungen in Abhängigkeit des Fahrleistungsprofils enthalten. Denn ein „billiger“ Benziner kann bei hoher Kilometerleistung im Sinne der TCO schnell zum Kostenfresser werden. Umgekehrt rechnet sich ein kraftstoffeffizienter dafür aber hochpreisiger Diesel-Pkw erst ab einer gewissen Laufleistung. Ein E-Fahrzeug kann wiederum durch Förderungen und günstige Lademöglichkeiten auch ökonomisch punkten, ebenso fällt der Hinzurechnungsbetrag für die geldwerte Sachleistung bei Dienstfahrzeugen weg.

Bei der Beschaffung obliegt natürlich die endgültige Typenentscheidung dem Kunden, die TCO-Berechnung des Fuhrparkmanagementdienstleisters dient dabei als Benchmark für eine möglichst kosteneffiziente Mobilität und alle etwaigen Vergleichsfahrzeuge. Daraus schlussfolgernd kann der Kunde seinen Mitarbeitern beispielsweise Vorgaben bei der Auswahl von Dienstfahrzeugen setzen (z.B. drei Modelle aus denen ein Mitarbeiter wählen kann).

Man unterscheidet bei der Wartungskostenabrechnung zwischen einer offenen und einer geschlossenen Kalkulation. Bei einer offenen Kalkulation zahlt der Kunde ein laufendes Wartungskosten-Akonto, welches zum Jahresende – ähnlich wie bei der Stromkostenabrechnung – mit den tatsächlich angefallenen Kosten gegengerechnet wird. In der Folge ergibt sich eine Gutschrift oder Nachzahlung.

Bei einer geschlossenen Kalkulation zahlt der Fuhrparkbetreiber einen fixen Betrag pro Fahrzeug, der alle Serviceleistungen inkludiert. Das Risiko der Wartungskostenüberschreitung verlagert sich damit vom Fahrzeugnutzer hin zum Fuhrparkmanagementunternehmen. Der große Vorteil für den Mobilitätsnutzer liegt in den hundertprozentig planbaren Kosten für jedes Fahrzeug. Das ist wohl auch der Hauptgrund, warum sich diese Art des Wartungskostenmanagements großer Beliebtheit erfreut: Der Gesamtbestand an Full-Service-Leasingverträgen erreichte mit 101.567 im Jahr 2019 einen Rekordwert.

Externes Fuhrparkmanagement kann das Unternehmen bei der Beschaffung und Bereitstellung der Mobilität entlasten und schafft damit Freiraum, um sich auf das eigentliche Kerngeschäft zu konzentrieren. Die Position des Fuhrparkmanagers im Unternehmen ist damit aber nicht obsolet: Dieser fungiert als zentrale Schnittstelle zum externen FPM-Dienstleister und kann sich, dank der Entlastung, um seine eigentlichen Managementaufgaben kümmern.